जिमिनीने जुन्या ईमेलची लांबलचक साखळी कशी आटोपशीर करते?

दोन आठवड्यांच्या सुट्टीनंतर ऑफिसमध्ये परत आलात. इनबॉक्स उघडला, तर एकाच विषयावर ४० ईमेल जमा झालेले आहेत. कोणी काय ठरवले, कोणती तारीख पक्की झाली आणि तुमच्याकडे नेमके काय उरले आहे, हे शोधण्यासाठी प्रत्येक ईमेल उघडून वाचावा लागतो. हाच त्रास कमी करण्यासाठी जीमेलमध्ये जिमिनीचे बाजूचे पटल (साइड पॅनेल) दिलेले आहे.

एका क्लिकमध्ये ४० ईमेलचा गोषवारा

जीमेलमध्ये एखादा लांब ईमेल उघडला की वरच्या उजव्या कोपऱ्यात जिमिनीचे चिन्ह दिसते. त्यावर क्लिक केल्यावर उजवीकडून एक पटल उघडते. तिथे 'हा ईमेल सारांशित करा' अशी निवड केली की संगणक ती संपूर्ण साखळी वाचतो आणि काही सेकंदांत मुद्दे मांडतो. फक्त शेवटचा ईमेल नाही, तर आधीचे सर्व संदेश एकत्र जोडून त्यातील महत्त्वाची माहिती तो गोळा करतो.

हा गोषवारा नुसता मजकूर ठेवत नाही. त्यात ठरलेल्या तारखा, घेतलेले निर्णय आणि पुढे करायची कामे वेगळी करून दाखवली जातात. म्हणजे 'पुढच्या सोमवारी अहवाल पाठवायचा' किंवा 'ग्राहकाने दर कमी करायला सांगितले' अशा ओळी तुम्हाला पुन्हा पुन्हा संपूर्ण संवाद वाचल्याशिवाय सापडतात.

उत्तर लिहिण्याचा मसुदाही तयार

सारांश वाचल्यावर उत्तर द्यायचे असते. तिथेच जिमिनीकडे मसुदा तयार करायला सांगता येते. तुम्ही 'औपचारिक' की 'थेट आणि संक्षिप्त' हा सूर निवडला की त्या ईमेलच्या संदर्भात बसणारे उत्तराचे वाक्य तयार होते. ते तसेच पाठवायचे नसते; ते तुमच्या हातातील पहिला मसुदा असतो, जो तुम्ही फेरफार करून पाठवता.

हेच पटल गुगल डॉक्समध्येही काम करते. जीमेलमधील संवादाच्या आधारे संपूर्ण अहवालाचा मसुदा डॉक्समध्ये तयार करायला सांगता येते. म्हणजे बैठकीतील ठराव ईमेलमध्ये आले, आणि तेच डॉक्समध्ये औपचारिक अहवालाच्या स्वरूपात मांडायचे असतील, तर दोनदा टाइप करावे लागत नाही.

गोपनीयतेची चिंता कितपत खरी?

अनेकांना हा प्रश्न पडतो: माझे ईमेल संगणक शिकण्यासाठी वापरले जातात का? गुगलच्या वर्कस्पेस धोरणानुसार, तुमच्या ईमेलचा आणि कागदपत्रांचा मजकूर परवानगीशिवाय सार्वजनिक एआय मॉडेल्सना शिकवण्यासाठी वापरला जात नाही. तरीही संस्थेच्या अंतर्गत धोरणानुसार कर्मचाऱ्यांना काय वापरायचे आहे, हे ठरवणे आवश्यक असते.

हे साधन सर्वांसाठी मोफत नाही. ते गुगल वर्कस्पेसच्या व्यावसायिक योजनांमध्ये आणि गुगल वन एआय प्रीमियम या वैयक्तिक योजनेत समाविष्ट आहे. मायक्रोसॉफ्ट ३६५ मध्ये आउटलुक आणि वर्डमध्ये कॉपायलट अशाच प्रकारचे काम करते; त्यामुळे ही स्पर्धा दोन मोठ्या कार्यालयीन साधनांमधील आहे.

सारांशावर डोळे झाकून विश्वास ठेवू नका

सारांश नेहमीच पूर्ण सत्य दाखवतो असे नाही. एखाद्या संवादात दोन व्यक्तींची परस्परविरोधी मते असतील, किंवा शेवटच्या क्षणी निर्णय बदलला असेल, तर गोषवारा तो बारकावा सोडून देऊ शकतो. म्हणून महत्त्वाच्या विषयात उत्तर पाठवण्यापूर्वी मूळ ईमेलमधील तो भाग स्वतः वाचून खात्री करा.

• सारांश वापरताना तारखा आणि आकडे नेहमी मूळ ईमेलशी ताडून पाहा.
• मसुदा तयार झाल्यावर नाव, रक्कम आणि पत्ता योग्य आहेत का ते तपासा.
• ग्राहक किंवा कर्मचाऱ्यांची वैयक्तिक माहिती असलेले ईमेल सारांशित करण्यापूर्वी संस्थेचे धोरण पाहा.
• एखादा मुद्दा गोषवाऱ्यात नाही असे वाटल्यास संपूर्ण संवाद उघडून स्वतः वाचा.