प्रोजेक्ट सल्लागाराचा गोंधळ: आयझेनहॉवर मॅट्रिक्स एआयकडून कसा करून घ्यावा?

सकाळी नऊ वाजता कॉफी घेत तुम्ही डेस्कवर बसता. समोर तीन क्लायंटचे ईमेल, दोन बैठकांचे अजेंडे, एका अहवालाची शेवटची मुदत आणि बॉसचा 'तातडीचा' फोन. कोणते आधी? बहुतेक वेळा जे आरडाओरडा करते तेच आधी करता, आणि खरोखर महत्त्वाचे काम संध्याकाळपर्यंत रेंगाळते. हा गोंधळ टाळण्यासाठीच आयझेनहॉवर मॅट्रिक्स नावाची साधी चौकट वापरली जाते.

या चौकटीत प्रत्येक कामाला दोन प्रश्न विचारले जातात: हे तातडीचे आहे का? आणि हे महत्त्वाचे आहे का? यातून चार गट तयार होतात. जे तातडीचे आणि महत्त्वाचे, ते लगेच करायचे. जे महत्त्वाचे पण तातडीचे नाही, त्यासाठी वेळ ठरवायचा. जे तातडीचे पण महत्त्वाचे नाही, ते दुसऱ्याकडे सोपवायचे. आणि जे दोन्ही नाही, ते टाकून द्यायचे. समस्या एवढीच की चाळीस कामांची यादी डोक्यात ठेवून हे वर्गीकरण करणे जवळपास अशक्य होते.

एआय हे वर्गीकरण कसे करते?

तुम्ही एआयला तुमची कामांची यादी साध्या भाषेत दिली की तो प्रत्येक कामाचे वर्णन वाचतो आणि त्यातील क्रियापदे, मुदती आणि परिणाम ओळखतो. 'उद्या सकाळी क्लायंटला अहवाल पाठवायचा' यात तातडी आणि महत्त्व दोन्ही दिसतात. 'पुढच्या महिन्याची कार्यशाळा नियोजित करायची' हे महत्त्वाचे पण तातडीचे नाही. एआय हे ओळखून प्रत्येक काम योग्य गटात ठेवतो आणि कोणते आधी करायचे याचा क्रमही सुचवतो. मात्र तो तुमच्या कामाचा संदर्भ जाणत नाही, त्यामुळे सूचना स्पष्ट द्यावी लागते.

चाचणी: साधी सूचना विरुद्ध काळजीपूर्वक दिलेली सूचना

पहिली चाचणी: साधी सूचना

माझी कामे आयझेनहॉवर मॅट्रिक्समध्ये मांड: क्लायंट अहवाल, टीम बैठक, नवीन प्रस्ताव, बिले भरणे, कार्यशाळा नियोजन.

हा निकाल पाहून आराम वाटतो, पण प्रत्यक्षात काहीच उपयोग होत नाही. 'क्लायंट अहवाल' कोणता? कधी द्यायचा? 'बिले भरणे' तातडीचे आहे हे एआयला कसे कळले? शेवटी 'तुमचे काम व्यवस्थित आहे' असे कौतुक करून तो पुढचे पाऊल सुचवत नाही. ही यादी घेऊन तुम्ही पुन्हा तिथेच उभे आहात.

दुसरी चाचणी: काळजीपूर्वक दिलेली सूचना

तू एका प्रोजेक्ट सल्लागाराचा सहाय्यक आहेस. खालील कामे आयझेनहॉवर मॅट्रिक्समध्ये मांड आणि प्रत्येक कामासाठी अंदाजे वेळ देत कोणते आधी करायचे याचा क्रम ठरव. कामे: (१) क्लायंट अहवाल उद्या सकाळी पाठवायचा, (२) टीम बैठक उद्या दुपारी, (३) नवीन प्रस्ताव पुढच्या आठवड्यात, (४) वीज बिल आज भरायचे, (५) कार्यशाळा पुढच्या महिन्यात. प्रत्येक कामाचे तातडी आणि महत्त्व यांचे कारण एका ओळीत सांग. शेवटी 'आज करायची तीन कामे' अशी स्वतंत्र यादी दे.

या उत्तरात प्रत्येक कामाचे कारण दिले आहे, अंदाजे वेळ दिला आहे आणि आजची तीन कामे वेगळी काढली आहेत. 'बिले भरणे' तातडीचे का, हे स्पष्ट झाले. आता तुम्ही यादी पाहून लगेच कामाला लागू शकता.

पुढच्या वेळी वापरण्यासाठी तयार सूचना

खालील सूचना कॉपी करा, चौकोनी कंसातील मजकूर तुमच्या कामानुसार बदला आणि एआयला द्या.

तू [माझे काम/पद] साठी सहाय्यक आहेस. खालील कामे आयझेनहॉवर मॅट्रिक्समध्ये मांड: [कामांची यादी]. प्रत्येक कामासाठी तातडी आणि महत्त्व यांचे कारण एका ओळीत सांग. अंदाजे वेळ देत कोणते आधी करायचे याचा क्रम ठरव. शेवटी 'आज करायची तीन कामे' अशी स्वतंत्र यादी दे. [माझी मुदत/मर्यादा] लक्षात ठेव.

एआय गोंधळ करत असेल तर हे तीन दुरुस्तीचे आदेश

• कौतुक करू नकोस, फक्त कामांची विभागणी आणि क्रम सांग.
• प्रत्येक कामाचे तातडी आणि महत्त्व यांचे कारण एका ओळीत दे.
• आज करायची तीन कामे वेगळी लिही आणि प्रत्येकासाठी अंदाजे वेळ दे.

यश कसे ओळखायचे आणि आवाजात सराव

तुमचे काम यशस्वी झाले असे तेव्हा समजा, जेव्हा एआयच्या उत्तरातील यादी पाहून तुम्हाला 'हे आजच करायचे' हे स्पष्ट होते आणि तुम्ही पुन्हा विचार करत बसत नाही. जर उत्तर पुन्हा ढोबळ वाटले, तर तुमच्या सूचनेत मुदती आणि परिणाम अधिक स्पष्ट लिहा. याचा सराव करण्यासाठी मोबाइलवरील एआय अ‍ॅपचा मोफत आवाज मोड वापरा: तुमची कामांची यादी मोठ्याने बोलून सांगा आणि एआयचे उत्तर ऐकून पुढचे पाऊल ठरवा. बोलून सांगितल्यास कोणते काम खरोखर तातडीचे आहे हे स्वतःला स्पष्ट होते.